Licence volontaire d'agence

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Informations sur le site Web de l’OCFS pour les organismes bénévoles intéressés à demander l’autorisation initiale de fournir des programmes de soins collectifs dans l’État de New York.

Le Bureau des services à l’enfance et à la famille de l’État de New York (OCFS) se réjouit de votre intérêt à être approuvé en tant qu’organisme bénévole autorisé par l’État de New York pour fournir des services de soins collectifs aux jeunes de l’État de New York.

Contenu

Informations sur l’incorporation NYS et OCFS

Un certificat de constitution définit la nature et l’existence d’une société en exposant ses objectifs, ses pouvoirs, son statut et son type. Dans le passé, certaines sociétés ont été créées par une loi spéciale de l’Assemblée législative; dans de tels cas, la loi créant la société constituait le certificat de la constitution. À l’heure actuelle, les sociétés de garde d’enfants (sociétés sans but lucratif) sont le plus souvent créées en déposant un certificat de constitution ou une modification d’un certificat de constitution auprès du secrétaire d’État.

Un certificat de constitution (ou de modification) déposé auprès du secrétaire d’État doit être accompagné d’un avis formel d’approbation de la constitution délivré par l’OCFS lorsque le certificat comprend l’un des objectifs de l’entreprise mentionnés dans le présent manuel.

Le terme « certificat de constitution » comprend techniquement tous les divers certificats qui pourraient modifier ou affecter la nature d’une société.

Il s’agit notamment des certificats de :

• Modification (qui révise un certificat existant).
• Correction (qui corrige une erreur technique).
• Fusion (où une société est absorbée dans une autre).
• Consolidation (lorsque deux sociétés ou plus s’unissent pour créer une nouvelle société).
• Retraitement (où plusieurs certificats sont réécrits en un seul certificat).

L’OCFS est légalement investi du pouvoir d’approuver les certificats de constitution proposés pour :

• Organismes qui s’occupent d’enfants démunis, délinquants, abandonnés, négligés ou à charge.
• Agences qui placent ou embarquent des enfants.
• Organismes qui gèrent des refuges pour mères célibataires.
• Organismes qui exploitent des refuges pour jeunes fugueurs et sans-abri.
• Fournisseurs de programmes résidentiels pour la violence familiale.
• Les sociétés qui proposent de solliciter des contributions à l’une des fins susmentionnées.

L’exigence d’obtenir l’approbation de l’OCFS se trouve à l’article 460-a du SSL et à l’article 404(b) de la Loi sur les sociétés sans but lucratif. Le format et le contenu des différents certificats sont énoncés dans la Loi sur les sociétés sans but lucratif.

Pour une nouvelle constitution d’un organisme offrant des soins en établissement pour enfants, une limite de cinq ans est imposée à la durée initiale de l’autorisation de l’entreprise.

• À la fin des cinq premières années, une société doit soumettre une proposition de modification visant à prolonger la durée de son pouvoir corporatif. La durée de l’autorité de l’entreprise serait alors prolongée de 10 ans supplémentaires, à moins qu’il n’y ait une raison de la limiter à une durée plus courte.
• À la fin des 10 années suivantes, une société doit soumettre une proposition de modification visant à prolonger la durée de son pouvoir corporatif. La durée de l’autorité de l’entreprise serait alors normalement prolongée à perpétuité.

Pour une nouvelle constitution d’un organisme autorisé à embarquer ou à placer des enfants, une limite de deux ans est imposée à la durée initiale de l’autorisation de la société.

• À la fin des deux premières années, une société doit soumettre une proposition de modification visant à prolonger la durée de son pouvoir corporatif. La durée de l’autorité de l’entreprise serait alors prolongée de cinq années supplémentaires et, par la suite, sur présentation des modifications proposées, pour des périodes de cinq années successives.
• Le cas échéant, des agréments pour une durée plus courte peuvent être requis.

OCFS a le pouvoir de limiter la durée de toute prolongation de l’autorité de l’entreprise, si elle le souhaite ou si elle est requise.

Une fois que l’approbation de la constitution en société est donnée par l’OCFS, le document d’approbation est envoyé par la poste à l’agence requérante (ou à l’avocat) avec une lettre d’accompagnement demandant à l’agence de déposer le document de constitution avec le document d’approbation OCFS qui l’accompagne auprès du secrétaire d’État de l’État de New York.Le certificat de constitution en société de l’OCFS ou le certificat de modification n’entre en vigueur qu’après avoir été déposé auprès du secrétaire d’État et il est demandé à l’organisme de transmettre une copie du reçu de dépôt délivré par le secrétaire d’État au bureau régional de l’OCFS approprié.

L’OCFS est légalement responsable de la réglementation, de la supervision et de l’approbation des programmes de soins collectifs dans l’État de New York. OCFS est impatient de travailler avec votre nouvelle agence pour fournir des services de qualité aux jeunes et aux familles de l’État de New York. À New York, les organismes bénévoles sont tenus de posséder un certificat d’exploitation valide délivré par l’OCFS.Les organismes bénévoles doivent d’abord être autorisés à exercer leurs activités en étant approuvés par le BCFS dans le cadre du processus de constitution.L’approbation est d’une durée limitée, comme spécifié par OCFS, et les extensions nécessitent l’approbation préalable de OCFS.

Quelles sont les étapes pour obtenir l’approbation en tant que fournisseur dans l’État de New York?

1. Renseignez-vous sur les lois, règlements et politiques de NYS qui fournissent les normes juridiques et politiques que vous serez obligé de suivre en ce qui concerne le fonctionnement des programmes de soins collectifs. (Voir lois/règlements/politiques ci-dessous). Déterminez le ou les types de programmes que vous développerez, tels que l’établissement, la résidence de groupe, le foyer de groupe ou les pensionnats gérés par une agence. Seuls les organismes qui sont également approuvés pour gérer des programmes de soins collectifs peuvent fournir des services résidentiels aux enfants placés en famille d’accueil dans l’État de New York.
2. Renseignez-vous sur le processus d’incorporation à NYS. Reportez-vous au site Web du Département d’État du NYS (DOS) à l’adresse dos.ny.gov/corps/nfpcorp.html#certinc ou contactez DOS par téléphone au (518) 473-2492. Consultez un conseiller juridique privé au sujet du processus de constitution en société, au besoin.
3. En fonction de l’emplacement de votre bureau proposé, communiquez avec le bureau régional (BR) approprié de l’OCFS et demandez à parler au spécialiste du programme de l’organisme bénévole pour envoyer par voie électronique un dossier de demande de proposition de programme de soins collectifs. Les listes OCFS RO peuvent être trouvées à ocfs.ny.gov/programs/fostercare/va-licensing/region.php
4. Remplissez le dossier de demande et le plan d’affaires et rassemblez tous les renseignements supplémentaires.La demande devra démontrer comment l’organisme se conformera aux normes juridiques et de programme applicables dans le fonctionnement d’un programme d’adoption,
5. Soumettez la demande complète, le plan d’affaires et tous les renseignements supplémentaires au spécialiste du programme RO de l’OCFS.
6. Une visite sur place sera prévue par le spécialiste du programme RO de l’OCFS. La visite sur place comprendra un examen complet du programme proposé de l’organisme, y compris, mais sans s’y limiter; la politique, la pratique, l’entreposage des dossiers, la sécurité (quel type de sécurité) et, le cas échéant, les dossiers des cas de l’organisme. 
7. Un demandeur qui approche de la phase finale de l’approbation du programme devra soumettre au bureau du conseiller juridique de l’OCFS pour examen et approbation, selon le cas, un certificat de constitution en société ou un certificat de modification proposé pour les sociétés de New York ou une demande d’autorisation proposée pour les sociétés hors de l’État qui donne à l’agence le pouvoir de placer des enfants à des fins d’adoption. Reportez-vous au site Web du Département d’État du NYS (DOS) à l’adresse dos.ny.gov/corps/nfpcorp.html#certinc ou contactez DOS par téléphone au 518-473-2492 pour plus d’informations concernant les certificats d’entreprise et le dépôt.
8. Votre agence doit déposer cette approbation avec votre certificat original ou votre demande d’autorisation auprès du département d’État. C’est l’acte de déposer le certificat ou la demande d’autorisation et d’approbation qui entraîne votre présomption de l’autorité légale d’exploiter un programme d’agence volontaire à New York.

Lors de la soumission du reçu de dépôt à OCFS, votre agence sera ajoutée à la liste des agences volontaires autorisées par l’État de New York.

Directives politiques

Les directives stratégiques suivantes de l’OCFS sont disponibles à l’adresse suivante : ocfs.ny.gov/main/policies/external/

• 07-OCFS-ADM-01 Vérification des antécédents criminels nationaux et d’État (pour les parents d’accueil ou adoptifs)
• 08- OCFS-ADM-06 Vérification des antécédents criminels et crimes disqualifiants obligatoires
  (Parents d’accueil et adoptifs)
• 13-OCFS-ADM-09 Exigences d’autorisation de la liste d’exclusion du personnel du Centre de justice
• 14-OCFS-ADM-02 Procédures de fermeture d’un organisme bénévole
• 08-OCFS-INF-01 Rapporteurs mandatés, chapitre 193 des lois de 2007
• 08-OCFS-INF-03 Définition de l’État aux fins des contrôles SCR hors de l’État
• 08-OCFS-INF-06 Pacte interétatique sur l’adoption et l’assistance médicale

Description du programme

Le Bureau des services à l’enfance et à la famille de l’État de New York (OCFS) se réjouit de votre intérêt à être approuvé en tant qu’organisme bénévole autorisé par l’État de New York pour fournir des services de soins collectifs aux jeunes de l’État de New York.

Les programmes de soins collectifs (résidentiels) sont définis comme suit :

• INSTITUTION : tout établissement de garde et d’entretien de 13 enfants ou plus exploité par une agence de garde d’enfants
• RÉSIDENCE DE GROUPE : établissement de soins et d’entretien d’au plus 25 enfants exploité par un organisme agréé
• FOYER DE GROUPE: foyer de type familial pour la garde et l’entretien d’au moins sept enfants, ni plus de douze enfants âgés d’au moins cinq ans, exploité par un organisme autorisé, sauf que l’âge minimum ne s’applique pas aux frères et sœurs placés dans le même établissement ni aux enfants dont la mère est dans le même établissement.
• INTERNAT D’AGENCE : foyer de type familial pour la garde et l’entretien d’au plus six enfants exploité par un organisme autorisé, sauf qu’un tel foyer peut fournir des soins à plus de six frères et sœurs de la même famille.

L’OCFS est légalement responsable de la réglementation, de la supervision et de l’approbation des programmes de soins collectifs dans l’État de New York. OCFS est impatient de travailler avec votre nouvelle agence pour fournir des services de qualité aux jeunes et aux familles de l’État de New York. À New York, les organismes bénévoles sont tenus de posséder un certificat d’exploitation valide délivré par l’OCFS. Les organismes bénévoles doivent d’abord être autorisés à exercer leurs activités en étant approuvés par le BCFS dans le cadre du processus de constitution. L’approbation est d’une durée limitée, comme spécifié par OCFS, et les extensions nécessitent l’approbation préalable de OCFS.

Trousse de demande

Une première étape importante de ce processus est une évaluation approfondie des besoins pour vérifier non seulement la nécessité du type de programme que vous proposez d’exploiter, mais aussi l’engagement des départements locaux des services sociaux à placer les enfants sous votre garde et à payer le taux établi pour ces services.

Vous trouverez ci-joint trois documents de demande :

1. Demande d’approbation par l’OCFS du NYS du projet de certificat de constitution (OCFS-4722)
2. Feuille de couverture de l’application pour la demande de certificat d’exploitation (OCFS-2981)
3. Soumission de proposition de soins collectifs NYS OCFS (OCFS-2158)

Les règlements relatifs au type de programme que vous souhaitez exploiter sont également joints. Les règlements de l’OCFS régissant la prise en charge des enfants placés en famille d’accueil indiquent les circonstances particulières dans lesquelles un enfant peut être placé en famille d’accueil, les circonstances déterminant le type de prise en charge, ainsi que la fréquence des contacts qu’un travailleur social doit avoir avec chaque enfant et chaque famille. Les règlements de l’OCFS stipulent également que chaque enfant doit avoir un plan spécifique pour atteindre la permanence dans sa vie, que ce soit par le retour dans sa famille, l’adoption ou un autre arrangement de vie planifié (APLA), ainsi que la période et les circonstances régissant ces plans.

Il est important d’examiner les règlements afin de connaître les types de services que vous devez fournir, les circonstances qui déterminent les mesures et les décisions, ainsi que certains des types de tenue de dossiers et de rapports qui sont requis. OCFS surveillera votre conformité aux lois et règlements applicables sur une base continue tout au long des processus de demande et au-delà.

Document 1 : Approbation par NYS OCFS du projet de certificat de constitution (OCFS-4722)

La première étape pour opérer dans l’État de New York est la soumission de la demande d’approbation NYS OCFS du certificat de constitution proposé à notre bureau. L’OCFS effectue des examens complets dans trois domaines principaux avant d’accorder son approbation à un organisme à incorporer pour fournir des services de garde d’enfants. Votre principale personne-ressource tout au long de ce processus sera le responsable du programme de l’Organisme bénévole du bureau régional approprié de l’OCFS. Le responsable du programme OCFS coordonnera et suivra votre soumission des divers éléments de votre opération proposée et travaillera en étroite collaboration avec vous pour assurer la conformité aux lois et règlements pertinents.

Délivrance par le bureau de l’avocat du document d’approbation de l’OCFS autorisant le dépôt du certificat de constitution auprès du secrétaire d’État :

Le Bureau de l’avocat de l’OCFS examinera le contenu et le format du document de certificat de constitution (ou de modification) que vous proposez. Une fois que le Bureau de l’avocat a reçu une déclaration de conformité au plan de programme du bureau régional de l’OCFS et la vérification de la viabilité financière de l’établissement des taux, et que le certificat de constitution ou de modification proposé est en bonne et due forme, un document d’approbation sera délivré. Le document d’approbation de l’OCFS et votre document de certificat de constitution proposé doivent ensuite être déposés auprès du secrétaire d’État. Le secrétaire d’État délivrera un récépissé de dépôt. Il est de votre responsabilité de fournir une copie du reçu de dépôt et une copie certifiée conforme des documents déposés auprès du bureau du secrétaire d’État au conseil de l’OCFS comme preuve que le processus de constitution en société est terminé.

Veuillez consulter les informations sur le site Web de l’OCFS pour les organismes bénévoles intéressés à demander l’autorisation initiale de fournir des programmes de soins collectifs dans l’État de New York.

Document 2 : Feuille de couverture pour la demande de certificat d’exploitation (OCFS-2981)

Le processus de soumission de la feuille de couverture de la demande de certificat d’exploitation (OCFS-2981) est parallèle à celui du processus d’approbation de la constitution en société, mais sera spécifique au site ou à l’installation. Un certificat d’exploitation est délivré à un organisme autorisé pour fournir des services spécifiques sur un site spécifique. Encore une fois, la première étape consiste à soumettre la demande de certificat d’exploitation au bureau régional de l’OCFS approprié. Encore une fois, OCFS effectuera des examens de votre programme dans les trois mêmes grands domaines. Une grande partie du matériel programmatique et fiscal fourni par votre organisme au cours du processus d’approbation du certificat de constitution proposé par l’OCFS est pertinente pour la délivrance d’un certificat d’exploitation et constitue la base de celle-ci :

• Plan de programme : L’OCFS continuera d’examiner et de vous aider à peaufiner votre plan de programme en mettant l’accent sur la sécurité incendie et la sécurité des bâtiments et d’autres exigences physiques de l’installation de l’emplacement proposé de votre installation. Une série d’inspections de votre installation proposée sera effectuée. OCFS émettra une déclaration de conformité à l’égard de votre demande de certificat d’exploitation lorsqu’il sera convaincu que tous les éléments du programme et de l’emplacement de l’installation que vous proposez sont conformes aux lois et règlements pertinents.
• Viabilité financière : L’Unité des taux d’aide d’État continuera d’examiner la viabilité budgétaire du programme que vous proposez à l’emplacement de l’installation proposée et établira un taux de remboursement approprié pour les services à fournir.
• Légal: Le bureau du conseiller juridique de NYSOCFS confirmera qu’il existe une autorité d’entreprise actuelle en place pour votre agence. Le Bureau de l’avocat confirmera que notre bureau et l’Unité d’établissement des tarifs ont terminé leurs examens et émis des déclarations de conformité écrites. Le Bureau des services à l’enfance et à la famille délivre ensuite le certificat d’exploitation.

Les délais d’achèvement du processus de demande varieront. En outre, certaines des étapes des processus décrits ci-dessus peuvent être effectuées simultanément.

Document 3 : Proposition de soins collectifs de l’OCFS du NYS (OCFS-2158)

Plan de programme (proposition de plan de programme ci-jointe)

Une fois que votre organisme aura terminé et soumis la proposition de programme de soins collectifs, le bureau régional approprié de l’OCFS examinera toutes les composantes du plan de programme proposé par un organisme. La proposition de programme est un compte rendu complet et détaillé des politiques et des procédures selon lesquelles l’organisme que vous proposez fonctionnera. Le plan de programme comprend, sans toutefois s’y limiter, une description de la population de familles d’accueil à desservir, une description des problèmes que posent les enfants à servir, les critères d’admission, la structure organisationnelle et la dotation, ainsi que les services à fournir aux enfants et à leurs familles, y compris les services médicaux, éducatifs et cliniques. L’OCFS publiera une déclaration de conformité au plan de programme lorsqu’il sera convaincu que tous les éléments de votre programme proposé, tels que soumis et examinés, sont entièrement conformes aux lois et règlements pertinents.

Après l’examen du plan de programme, les organismes devront se soumettre à un examen de la viabilité financière.

Viabilité budgétaire

L’Unité des taux d’aides d’État de l’OCFS confirmera la viabilité budgétaire d’un organisme. Ils prennent également des décisions et des recommandations concernant l’établissement des tarifs à payer pour les services fournis par votre agence. Cinq éléments sont requis pour l’examen financier :

• Résumé narratif du programme soumis par votre organisme, y compris :
  • Description générale du programme
  • Description du personnel
  • Description des enfants à servir
  • Description de la façon dont les enfants doivent être éduqués. (Cela peut nécessiter une approbation distincte du département de l’éducation de l’État de New York.)
  • Description de la façon dont les besoins médicaux des enfants doivent être satisfaits. (Cela peut nécessiter une soumission par l’intermédiaire de notre contact de bureau au département de la Santé de l’État de New York.)
• Un rapport CPA à jour ou une copie de la plus récente déclaration de revenus fédérale.
• Un budget de programme projeté rempli à l’aide de formulaires obtenus auprès de l’Unité d’établissement des taux. Les formulaires doivent être obtenus directement auprès de l’Unité d’établissement des tarifs en composant le (518) 402-0096.
• Lettres d’appui actuelles de tous les départements locaux concernés des services sociaux, y compris:
  • Un énoncé des besoins du district pour le programme spécifique à fournir.
  • Un engagement que le district orientera les enfants vers le programme.
  • Un engagement que le district paiera le taux établi pour le programme.
• Une déclaration de conformité émise par votre bureau régional approprié indiquant que le plan de programme, tel qu’il a été soumis, est conforme à toutes les lois et à tous les règlements applicables.

L’Unité de fixation des taux publiera un état de viabilité financière lorsqu’elle aura terminé son examen.

Si vous avez des questions ou si vous avez besoin de renseignements supplémentaires, n’hésitez pas à communiquer avec votre bureau régional de l’OCFS.

Enceintes

Demande d’approbation par l’OCFS du NYS du projet de certificat de constitution (OCFS-4722)

Feuille de couverture de l’application pour la demande de certificat d’exploitation (OCFS-2981)

NyS OCFS Congregate Care Proposal (OCFS-2158)

Les règles et règlements suivants des codes 18NYCRR relatifs à votre demande peuvent être consultés sur dos.ny.gov/info/nycrr.html

• Partie 427 Normes de paiement pour le placement familial d’enfants
• Partie 428 Normes pour des dossiers de cas uniformes et des services à l’enfance
• Partie 430 Restrictions supplémentaires sur le remboursement des services en famille d’accueil et de prévention
• Partie 441 Généralités
• Partie 442 Institutions
• Partie 447 Internats d’agence
• Partie 448 Foyers de groupe
• Partie 449 Programmes de vie autonome supervisée
• Partie 482 Approbation des certificats de constitution