Subventions à l'adoption à New York

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L'objectif de cette information est d'aider les travailleurs sociaux à accélérer le processus d'admissibilité et d'approbation des subventions à l'adoption, en mettant l'accent sur les subventions aux personnes handicapées. Les approbations des demandes de subventions à l'adoption sont souvent retardées lorsque la qualité ou le contenu de la documentation présentée avec la demande n'appuie pas le taux demandé. Ces informations permettront de clarifier ce qui est nécessaire de la part des médecins et des professionnels de la santé mentale pour documenter le besoin de l'enfant. Il peut être utile de partager certaines parties de ces informations avec ces professionnels.

Le glossaire , et l'explication du processus ont pour but d'aider le processus de demande de subvention à mieux fonctionner pour toutes les personnes concernées ; cependant, aucune tentative n'a été faite pour aborder tous les problèmes potentiels qui peuvent survenir concernant le programme de subvention à l'adoption. Les travailleurs sociaux sont encouragés à consulter leurs superviseurs et le personnel juridique sur des questions spécifiques.

Que sont les subventions à l'adoption ?

Les subventions à l'adoption sont des paiements mensuels d'entretien (voir le glossaire : Maintenance Subsidy ) qui peuvent être disponibles en fonction des besoins spéciaux d'un enfant.

Les enfants adoptés (voir le glossaire : Placement adoptif ) peuvent également bénéficier du programme fédéral d'assistance médicale ou de la subvention médicale financée par l'État. L'examen de toutes les subventions à l'adoption est basé sur la présentation et l'approbation de la documentation qui répond aux exigences légales et réglementaires.

À l'exception des conditions préexistantes inconnues, les accords de subvention à l'adoption doivent être approuvés avant la réalisation de l'adoption (voir le glossaire : Approved Subsidy ).

Un accord de subvention à l'adoption est un contrat entre le(s) futur(s) parent(s) adoptif(s) et le département local des services sociaux.

Les subventions d'entretien continuent jusqu'à ce que l'enfant ait 21 ans, à moins que le parent adoptif ne soit plus légalement responsable de l'entretien de l'enfant ou que l'enfant ne reçoive plus aucune aide du parent adoptif. L'assistance médicale et les subventions médicales continuent pour les enfants handicapés dans le cadre de ces mêmes paramètres. L'assistance médicale pour les enfants difficiles à placer n'est pas maintenue après le 18e anniversaire, à moins qu'il n'y ait une détermination du besoin.

Pourquoi les subventions à l'adoption sont-elles disponibles ?

Les subventions sont accordées pour aider à répondre aux besoins particuliers des enfants handicapés et difficiles à placer et pour encourager et faciliter leur adoption. Les subventions aident les enfants qui ne sont plus en mesure de rester dans leur famille d'origine à trouver une famille chaleureuse et solidaire.

Qui est admissible ?

Les subventions à l'adoption sont disponibles pour les enfants handicapés et difficiles à placer qui sont sous la garde et la tutelle du commissaire local des services sociaux, ou d'une agence bénévole autorisée dans l'État de New York, ou d'un parent d'accueil certifié ou agréé. Tous les enfants placés sous la tutelle et la garde d'un commissaire ou d'une agence bénévole de l'État de New York ne peuvent pas bénéficier d'une subvention.

Détermination de l'éligibilité

L'éligibilité aux subventions d'adoption est basée sur les lois fédérales et de l'état et sur les règlements de . Pour déterminer l'éligibilité, il faut vérifier que l'enfant répond aux normes réglementaires, en fournissant et en approuvant les documents requis. Les taux des paiements d'entretien sont généralement basés sur la gravité des besoins de l'enfant. Pour qu'une subvention à l'adoption soit approuvée, les besoins de l'enfant doivent correspondre à la catégorie de taux établie par chaque district de services sociaux. Des documents attestant que les conditions d'éligibilité aux taux sont remplies doivent être fournis.

Comment les demandes sont-elles soumises ?

Une demande de subvention à l'adoption sous la forme d'une convention de subvention à l'adoption est soumise à la détermination de l'éligibilité et à l'approbation. Les futurs parents adoptifs remplissent cet accord dans une agence d'adoption ou au bureau de district des services sociaux locaux avec l'aide de leur assistant social. La demande est soumise pour examen au comté et à l'Office des services à l'enfance et à la famille de l'État de New York, sauf si l'Office a délégué son pouvoir d'approbation au district local. Cette détermination unique de l'éligibilité et du taux de subvention doit être audit worthy et doit justifier le taux établi. Toutes les demandes doivent être approuvées avant la finalisation de l'adoption, à moins que le cas ne tombe dans la petite fenêtre de post-finalisation ou demandes de mise à niveau.

Quel niveau de paiement de la subvention à l'adoption sera approuvé ?

Un enfant difficile à placer qui remplit les conditions requises pour bénéficier d'une subvention à l'adoption recevra généralement un taux de base. Un enfant considéré comme handicapé peut bénéficier d'une allocation au taux de base, spécial ou exceptionnel. Le niveau de l'aide aux handicapés est une décision administrative basée sur la documentation médicale et/ou psychologique présentée. L'examen de la documentation est lié aux définitions des taux de subvention à l'adoption dans les règlements et les catégories établis par chaque district de services sociaux. Les documents appropriés doivent être présentés pour justifier le niveau de subvention demandé. Le(s) futur(s) parent(s) adoptif(s) et le travailleur social décideront qui est responsable de l'obtention de ces informations et veilleront à ce que les documents appropriés soient soumis avec la demande de subvention.

Les districts locaux peuvent établir des niveaux de paiement dans le cadre des taux de base, spéciaux ou exceptionnels pour les enfants handicapés.

Certains districts utilisent le revenu des parents et la taille de la famille pour déterminer le pourcentage de la subvention à verser. Les districts ne peuvent approuver moins de 75 % du taux approprié.

Quelle est la documentation requise ?

Tous les cas :

La réglementation exige que la documentation soit fournie par un médecin, un psychologue ou un psychiatre. Les subventions sont fondées sur les problèmes réels, et non sur le risque de problèmes futurs. Le but de la documentation n'est pas de qualifier l'enfant pour le taux de base, spécial ou exceptionnel - il s'agit de décrire les besoins de l'enfant. Les médecins et les professionnels de la santé mentale ne sont pas tenus de connaître les règlements et ne sont pas censés faire des recommandations sur les taux. Les taux sont recommandés par les travailleurs sociaux, et l'approbation finale est une fonction administrative.

Demande initiale (avant la finalisation) :

Presque toutes les demandes de subvention à l'adoption sont soumises avant la finalisation. La convention de demande d'aide à l'adoption peut être déposée dès que l'enfant se trouve au domicile du ou des futurs parents adoptifs. Les demandes fondées sur le statut de handicapé doivent être accompagnées des documents décrits ci-dessus. Ces documents doivent être actuels (datant de moins d'un an). Les médecins doivent être précis quant aux besoins de l'enfant, en décrivant les comportements, la fréquence et la gravité du problème, les besoins d'intervention, les tests, les résultats, le ou les diagnostics, les recommandations de traitement et le pronostic. Toutes les demandes initiales de subvention à l'adoption doivent recevoir une approbation finale avant la finalisation de l'adoption afin de satisfaire aux exigences fédérales et de garantir le paiement de la pension alimentaire et de la subvention médicale ou de l'assistance médicale, le cas échéant. Si une demande initiale donne lieu à une audience équitable, une nouvelle demande doit généralement être soumise et approuvée avant la finalisation après l'audience équitable.

Demandes de postfinalisation :

Les adoptions d'enfants de l'État de New York qui ont lieu sans subvention peuvent faire l'objet d'une demande de subvention après la finalisation de l'adoption dans des circonstances très limitées. Les enfants qui souffrent d'une condition préexistante inconnue du parent au moment de la finalisation et diagnostiquée après la finalisation de l'adoption peuvent être éligibles pour des subventions d'entretien et/ou médicales non-IVE. Le processus de demande exige la même qualité de documentation que la demande initiale et doit également contenir une certification que la demande couvre une condition préexistante. En outre, le professionnel de santé médicale ou mentale doit vérifier la date du diagnostic.

Demandes de mise à niveau :

Les enfants adoptés avec une subvention peuvent subir une aggravation des conditions initiales pour lesquelles la subvention a été approuvée. Si ces conditions changent au point de remplir les conditions pour un taux plus élevé, une demande de surclassement peut être demandée. Cette demande doit être appuyée par un ou plusieurs examens actuels, doit documenter les changements dans les besoins de l'enfant et doit remplir toutes les autres exigences en matière de documentation. Les demandes de surclassement pour des conditions inchangées ou stables qui existaient au moment de l'adoption mais qui n'ont pas été entièrement documentées ne seront pas approuvées. La décision d'accorder ou non un reclassement est laissée à la discrétion du district local des services sociaux et de l'Office of Children and Family Services.

Qu'est-ce qui ne soutient pas les subventions ?

Un grand nombre de demandes contiennent des informations provenant du ou des futurs parents adoptifs, des enseignants, des PEI, des formulaires OP-5 ou leur équivalent, des kinésithérapeutes, des orthophonistes et des ergothérapeutes. Ces sources peuvent appuyer, mais ne peuvent pas remplacer la documentation nécessaire. La lourde charge de travail des professionnels de la santé est reconnue ; toutefois, les notes d'évolution, les autorisations de taux, un formulaire d'ordonnance énonçant un problème et un diagnostic sans antécédents psychosociaux à l'appui ne constituent pas une documentation suffisante pour la détermination d'un taux.

Le but de l'examen n'est pas de qualifier l'enfant pour un taux particulier ; il s'agit d'évaluer les besoins de l'enfant et de montrer la fréquence et la gravité de comportements et de conditions spécifiques pour lesquels le parent doit fournir des services. La documentation acceptée doit être audit worthy.

Qu'en est-il du risque de problèmes futurs ?

De nombreux enfants risquent de développer des problèmes à l'avenir qui ne sont pas évidents au moment de la demande initiale de subvention à l'adoption. Le risque peut être noté dans la documentation de la demande initiale de subvention, et si les problèmes connexes entraînent un besoin accru de l'enfant, une demande de surclassement peut être appropriée à l'avenir. Les enfants développant d'autres types de problèmes non liés à des conditions préexistantes ou directement attribuables aux circonstances préadoptives ne pourront pas bénéficier d'une aide postadoptive.

Que se passe-t-il si le dossier ne remplit pas les conditions requises pour bénéficier d'une subvention ?

Il arrive que la demande de subvention à l'adoption ne réponde à aucune des qualifications difficiles à placer et que l'on ne puisse pas produire de documentation pour justifier la définition du handicap ou le taux pour lequel la demande a été soumise. Tous les efforts doivent être faits pour s'assurer que les documents nécessaires sont disponibles et examinés. Toutefois, lorsque le dossier ne peut être approuvé comme demandé, et que le(s) parent(s) refuse(nt) un taux inférieur pour lequel il(s) est(sont) qualifié(s), ou n'est(sont) pas éligible(s) à un autre taux, le dossier est refusé. Le refus peut être fait au niveau local lorsque l'enfant est jugé inéligible à l'allocation d'adoption, ou lors de l'approbation finale. Les responsables locaux ou de l'État doivent envoyer une lettre de refus informant le(s) parent(s) de leur droit à demander une audition équitable dans les soixante jours suivant le refus d'une demande de subvention à l'adoption. La procédure d'audition équitable permet au(x) parent(s) de remettre en question les décisions. Les agents d'audition examinent la demande en fonction des lois et règlements et rendent une décision en réponse à la demande d'audition équitable.

Comment accélérer l'octroi des subventions ?

Les subventions sont accordées dans le cadre du processus d'adoption dans plus de 80 % des cas ; il est donc important que le processus de demande soit bien connu des travailleurs sociaux. Les informations nécessaires ne sont pas différentes de celles qui doivent être utilisées pour déterminer le taux de placement en famille d'accueil (voir le glossaire : Foster Care Board Rate ). La collecte de bonnes données répondant aux exigences de la réglementation peut commencer bien avant le processus de cessation des droits parentaux. Les informations devront peut-être être mises à jour, mais une base de référence solide peut être établie lorsqu'un enfant est placé.

Pour que le processus de candidature soit plus rapide et plus fluide :

Faites

• Recueillir des dossiers d'examens concis, complets et à jour auprès des professionnels requis pour tous les enfants pris en charge. Lorsque cela est fait de manière cohérente dès l'entrée de l'enfant en famille d'accueil, les familles recevront des taux corrects autorisés chaque année pour répondre aux besoins de l'enfant, et les parents auront des attentes réalistes quant au taux qu'ils sont susceptibles de recevoir.
• Travaillez avec les professionnels de la médecine et de la santé mentale pour partager l'objectif des examens et le contenu requis.
• Prévoyez de faire réaliser les examens actuels afin que des rapports actualisés soient disponibles lors de la soumission de la convention de subvention.
• Évaluez les besoins des enfants sur la base des conditions ACTUELLES (et non des conditions passées ou projetées).
• Aider le(s) parent(s) adoptif(s) potentiel(s) en lui donnant la formation nécessaire et en identifiant les ressources pour s'assurer que les recommandations de traitement sont suivies.
• Examinez tous les documents soumis. Ils doivent être complets et à jour.
• Lisez 18 NYCRR 421.24 et 427.6 dans votre bibliothèque de politiques. Utilisez-les pour la prise de décision.
• Envoyez un courriel à NYSAS pour toute question sur l'interprétation de la réglementation et la politique.

Ne fais pas ça.

• Promettre un tarif au(x) parent(s) adoptif(s) potentiel(s) avant l'approbation finale.
• Demander un taux qui n'est pas étayé par des documents.
• Soumettre des informations incomplètes ou des documents datant de plus d'un an.
• Finaliser une adoption avant que l'accord de subvention ne soit approuvé. Cela compromettra le paiement et peut entraîner l'absence de paiement des frais médicaux ou d'entretien.

Pour plus d'informations, contactez le service d'adoption de l'État de New York à l'adresse suivante : 1-800-345-KIDS (5437) Ou envoyez-nous un courriel à l'adresse suivante : adopt.me@ocfs.ny.gov.