Manuel d’exploitation pour les fournisseurs de formation

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Anciennement le Manuel des opérations du projet de formation et d’activités administratives.

Contenu

Manuel d’exploitation

Le Manuel d’exploitation à l’intention des fournisseurs de formation (OMTV) fournit des conseils essentiels sur la mise en œuvre des contrats et des plans de travail pour les établissements d’enseignement et autres organismes offrant des services de formation parrainés par le Bureau de la formation et du perfectionnement (BTD) de l’OCFS. Veuillez noter que le Bureau de la formation et du développement désigne collectivement ces institutions et organisations comme des « fournisseurs », quel que soit leur statut public ou privé.

L’OMTV daté de mai 2019 (téléchargeable ci-dessous) est un successeur du Manuel des opérations du projet (POM) de 2009 précédemment utilisé. L’OMTV remplace toutes les références au POM trouvées dans les contrats existants, les protocoles d’entente, les plans de travail et autres documents officiels. En plus des politiques et procédures spécifiques, il comprend des informations générales, un glossaire, un répertoire du personnel, une liste de formulaires et d’autres contenus conçus pour éduquer les fournisseurs et leur personnel sur les exigences administratives.

Veuillez noter que l’annexe 4 de l’OMTV, le Bureau de la formation et du développement de l’OCFS sur la politique sur le droit d’auteur, est un document autonome. Tous les formulaires de fournisseur identifiés dans l’OMTV sont également des documents autonomes. Certains ont été développés en MS Word et d’autres en format MS Excel, selon ce qui était le plus approprié. Chaque formulaire est accompagné d’instructions. Ils sont identifiés ci-dessous en fonction de la zone de processus primaire où ils entrent en jeu.

Si vous avez besoin de plus amples informations relatives au manuel et aux formulaires associés, veuillez contacter le responsable de la formation BTD qui vous a été assigné pour toute question dans les domaines de processus suivants: Planification et communication; Surveillance et contrôles; Informations; Ressources humaines; Livrables; Modifications apportées aux contrats et aux plans de travail; et rapports. Pour toute question sur l’approvisionnement, la gestion des coûts et le remboursement, veuillez communiquer avec l’Unité des finances et de l’administration du Bureau de la formation et du perfectionnement au 518-474-7039.

Cliquez sur un lien ci-dessous pour afficher, imprimer et télécharger les documents dont vous avez besoin :

• Manuel d’exploitation pour la formation des fournisseurs (juin 2020)
  Il s’agit du manuel complet qui énonce les exigences opérationnelles de tous les fournisseurs ayant des contrats et des plans de travail actifs avec le Bureau de la formation et du perfectionnement.
• OCFS Bureau of Training and Development Copyright Policy (Mis à jour en décembre 2013)
  Ce document autonome est référencé dans le Manuel d’exploitation pour les fournisseurs de formation en tant qu’ANNEXE 4.
• Conseils pour les fournisseurs de formation OCFS BTD sur les directives de marque NYS
  Guide pour les fournisseurs de formation du Bureau of Training and Development (BTD) de l’OCFS sur les directives de marque du NYS.
• Initiative de marque NYS
• Modèle de page de couverture
  Modèle de page de couverture, y compris la déclaration de décharge de réception pour les documents de formation.
• Modèle PowerPoint OCFS pour les documents de formation

Formulaires fournisseur

Planification et communication

• OCFS-4895 Mise à jour des contacts fournisseurs
  Fournit aux fournisseurs un moyen de mettre à jour leurs coordonnées officielles pour l’utilisation d’OCFS.

Ressources humaines

• OCFS-3108 Demande d’inscription d’un entrepreneur à la conférence
  Fournit un moyen de demander l’approbation préalable de BTD pour que les employés / consultants des fournisseurs assistent à des conférences afin de maintenir ou d’améliorer leur expertise.
• OCFS-4715 Formulaire de non-divulgation de confidentialité
  Fournit un moyen d’obtenir l’assurance d’un nouvel employé ou d’un nouveau consultant qu’il ne divulguera pas de renseignements confidentiels ou exclusifs.
• OCFS-4716 Certification des antécédents des employés et des bénévoles de l’entrepreneur
  Fournit un moyen d’obtenir une vérification des antécédents. Utilisé uniquement lorsqu’il y a lieu, c’est-à-dire lorsque l’employé ou le consultant effectuera un travail dans les établissements pour enfants et jeunes de l’OCFS.
• OCFS-4789 Coût du personnel du contrat/plan de travail révisé
  Est utilisé conjointement avec les modifications budgétaires et les changements de personnel. Destiné à afficher l’ensemble du budget des services personnels. Ce formulaire remplace le formulaire original 3104 (II).

Approvisionnement

• OCFS-2147 Demande d’approbation préalable d’un accord de sous-traitance
  Fournit un moyen de demander l’approbation préalable de BTD pour l’embauche de sous-traitants.
• OCFS-4630 Formulaire de lettre d’intention des sous-traitants et fournisseurs de M/WBE
  Identifie le sous-traitant M/WBE et les services proposés. Rempli par le fournisseur M/WBE et soumis avec le formulaire d’utilisation du sous-traitant.
• OCFS-4631 Formulaire de sous-traitance/utilisation des fournisseurs
  Identifie l’utilisation prévue des sous-traitants M/WBE. Soumis avec des propositions.

Livrables

Création et utilisation de produits de formation

• OCFS-4381 Feuille de couverture - Soumission du produit final
  Sert de feuille de couverture lors de la soumission d’un produit de travail final tel qu’un programme d’études, une brochure, une bande vidéo, etc.
• OCFS-2148 Demande de licence d’utilisation de produits de travail
  Fournit au fournisseur un moyen de demander l’autorisation et d’obtenir un langage approprié concernant les droits de licence pour utiliser le matériel au-delà de la portée du plan de contact / de travail sous lequel il a été développé.

Prestation et évaluation d’événements de formation

• Liste de formation OCFS-4448
  Recueille des données sur les participants individuels à la formation non préinscrits (noms, titres d’emploi, codes, etc.) au début de la prestation du programme de formation.
• OCFS-3246 Questionnaire de réaction des participants
  Formulaire d’évaluation du cours de formation standard (niveau 1) à remplir par les participants au programme.

Gestion des coûts et remboursement

• OCFS-4821 Formulaire d’autorisation du système de gestion des contrats
  Permet aux fournisseurs d’ajouter, d’inactiver ou de modifier des utilisateurs avec des comptes CMS en ligne.
• Entrée de journal du grand livre général AC 22-S
  Utilisé pour transférer des fonds vers les comptes de l’Université d’État de New York (SUNY), de la City University of New York (CUNY) ou d’autres agences NYS. Il est également utilisé pour transférer des fonds du compte du campus SUNY à OCFS au besoin (par exemple, rapprochement du partage des coûts et recouvrement des paiements anticipés). Remplace l’AC-2414 Transfert de journaux/Transfert de revenus, qui est obsolète.
• AC 3253-S Demande de paiement
  Utilisé par les fournisseurs privés pour présenter une demande de remboursement des dépenses. Remplace le bon standard AC-092, qui est obsolète.
• OCFS-3106 (I-VIII) Résumé des coûts
  Fournit au fournisseur un moyen de certifier les dépenses. Fournit un résumé et une ventilation des objets de dépenses (coûts) du contrat ou du plan de travail pour la période de réclamation et cumulativement, par catégorie de budget. Établit les documents à l’appui des réclamations. Aide au suivi des coûts à ce jour par rapport au budget.
• OCFS-3106A Résumé des coûts des activités administratives
  Fournit un résumé des activités administratives des objets de dépenses (coûts) au cours de la période de demande et cumulativement (pour les projets financés par le titre IV-E uniquement). Permet au fournisseur de déclarer (et non de réclamer) les coûts des activités administratives.
• OCFS-4793 Chevauchement de la certification des contrats
  Utilisé pour certifier que le fournisseur ne facture pas deux fois les dépenses dans différents contrats / plans de travail.
• OCFS-4795 Registre des achats d’équipement
  Fournit des documents à l’appui concernant les achats d’équipement effectués pendant la période de réclamation.
• OcFS-4798 Feuille de calcul de partage de fournisseur public
  Documente le partage public des coûts associé au contrat ou au plan de travail.
• AC3243-S (Rév. 5/13) Demande de paiement électronique (ePayment)
  Amorce le processus à la CVMO afin que les fournisseurs puissent recevoir le paiement électronique des demandes approuvées.

Modifications apportées aux contrats et aux plans de travail

• OCFS-4796 Demande de modification du budget du contrat et du plan de travail
  Initie la demande d’approbation du fournisseur pour réaffecter les fonds dans les limites du budget approuvé. Nécessite le formulaire 3104 comme pièce justificative.
• OCFS-3104 (I-VIII) Budget du contrat/plan de travail
  Établit le budget actuel du contrat ou du plan de travail. À mettre à jour à chaque demande de modification budgétaire. Si la modification budgétaire est approuvée, elle devient le budget de remplacement.
• OCFS-3104A (I-VIII) Rapports sur toutes les autres activités administratives et DAB-1666
  Utilisé comme pour toutes les demandes de modification budgétaire lorsque le projet est financé en partie ou en totalité par des fonds du titre IV-E. Ce formulaire est inclus dans le paquet de proposition et doit être mis à jour s’il y a une demande de modification budgétaire.
• OCFS-4789 Coût du personnel du contrat/plan de travail révisé
  Utilisé conjointement avec les modifications budgétaires, les changements de dotation et les soumissions de réclamations. Ce formulaire remplace le formulaire original 3104 (II).
• OCFS-3102 Liste des activités de formation et d’administration (TAAL)
  Document de spécification et de proposition qui est ajusté lorsqu’il est touché par un changement de programme contractuel ou de plan de travail. Utilisé pour identifier les livrables et maintenir la clarté et l’exactitude de la portée tout au long de l’année de livraison. Le BTD Training Manager est le créateur du TAAL fourni à l’origine au fournisseur.
• OCFS-3856 Résumé des activités de formation et d’administration (TAAS)
  Il s’agit principalement d’un document de spécification et de proposition. Il fournit des détails concernant une formation ou une activité administrative particulière. Il peut également entrer en jeu lorsqu’il y a un changement programmatique. Il peut être nécessaire de créer un TAAS existant ou d’élaborer un nouveau TAAS.

Rapports

• OCFS-4799 Rapport trimestriel sur les activités de formation et d’administration
  Fournit un résumé quantitatif et qualitatif des activités de formation et d’administration accomplies au cours du trimestre terminé.
• OCFS-4734 Rapport d’évaluation trimestriel sur la formation et les activités administratives
  Résume les résultats des évaluations menées au cours du trimestre, y compris le taux de réponse, les cotes d’évaluation, les constatations et les conclusions, les améliorations apportées aux activités de formation et les recommandations pour les améliorations futures.
• OCFS-4797 Rapport trimestriel individuel du personnel sur le terrain
  Fournit un rapport sur les activités contractuelles ou de plan de travail pour chaque membre du personnel sur le terrain.
• OCFS-4876 Résumé du rapport trimestriel du personnel sur le terrain
  Fournit un rapport sur les activités contractuelles ou de plan de travail pour tous les membres du personnel sur le terrain collectivement.
• OCFS-4441 Rapport trimestriel M/WBE
  Résume l’utilisation des MWBE dans le contrat/plan de travail. Inclus dans le paquet Affirmative Action.
• OCFS-4629 Formulaire de plan de dotation de projet
  Résume la diversité de la dotation. Le plan de dotation est soumis avec des propositions et soumis de nouveau lorsque des changements surviennent au cours de l’année de livraison. Également soumis avec des rapports trimestriels.
• OCFS-4630 Formulaire de lettre d’intention des sous-traitants et fournisseurs de M/WBE
  Identifie le sous-traitant M/WBE et les services proposés. Rempli par le sous-traitant/fournisseur M/WBE et soumis avec le formulaire d’utilisation du sous-traitant.
• OCFS-4631 Formulaire de sous-traitance/utilisation des fournisseurs
  Identifie l’utilisation prévue des sous-traitants M/WBE. Soumis avec des propositions.
• OCFS-4843 Formulaire B Services aux consultants de l’État - Rapport annuel sur l’emploi de l’entrepreneur
  Utilisé pour divulguer tout le personnel du projet aux fins de la loi de l’État concernant le recours à des consultants. Il est soumis une fois par an après la clôture de l’exercice fiscal de l’État.