Conseils utiles pour faire une demande FOIL

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Contenu

Conseils utiles

Avant de déposer une demande FOIL, passez en revue les mises en garde ci-dessous.

Dossiers tenus par OCFS

Soyez conscient des enregistrements que OCFS conserve et ne conserve pas.

• Sujets sur lesquels l’OCFS tient des dossiers.
• Sujets connexes sur lesquels l’OCFS ne tient PAS de dossiers.

Dossiers CPS/ACS

Si vous demandez des dossiers liés à des signalements de maltraitance et de maltraitance d’enfants, envoyez votre demande par écrit au Registre central des mauvais traitements et des mauvais traitements infligés aux enfants (SCR) de l’État de New York à l’adresse suivante :

Ces enregistrements ne peuvent pas être libérés sous FOIL. Si vous soumettez une demande par l’intermédiaire de FOIL pour les enregistrements CPS/ACS, votre demande sera refusée et vous recevrez les informations ci-dessus qui décrivent comment demander ces types de documents.

Dossiers CPS/ACS d’entités extérieures à l’État ou d’autres organismes

Si vous demandez des dossiers de maltraitance et de maltraitance d’enfants auprès d’une entité publique extérieure à l’État ou d’une autre agence de services de protection de l’enfance, veuillez faxer vos demandes directement au Registre central des abus et des mauvais traitements infligés aux enfants (SCR) à l’échelle de l’État.

Pour que votre demande soit traitée

• la demande doit être sur papier à en-tête de votre employeur,
• vous devez inclure les noms et les dates de naissance de toutes les parties et indiquer l’objectif pour lequel vous demandez les documents, et
• tous les documents que vous recevez en raison de cette demande ne peuvent pas être divulgués à nouveau, et votre demande télécopiée doit l’indiquer.

Vous pouvez envoyer votre télécopieur directement au 518-486-3424.

Si vous demandez ces enregistrements par l’intermédiaire de FOIL, votre demande sera refusée et vous serez invité à suivre le processus décrit ci-dessus.

Dossiers pour les jeunes en détention

Si vous demandez des dossiers de jeunes alors qu’un jeune était sous la garde ou la garde de l’OCFS, votre demande doit être adressée à la Division des affaires juridiques de l’OCFS, Unité de la justice pour mineurs. Ces dossiers ne devraient pas être demandés en vertu du FOIL, car l’article 501-c du Droit exécutif régit l’accès aux dossiers des jeunes pris en charge. Toute demande de dossiers jeunesse doit être adressée à l’adresse suivante :

Aidez à réduire le temps de traitement

Lors de la soumission d’une demande d’enregistrement, les suggestions suivantes peuvent réduire le temps de traitement :

• Assurez-vous de demander des enregistrements spécifiques et non des idées abstraites. Décrivez le(s) document(s) souhaité(s) avec autant de détails que possible afin que nous puissions tenter d’identifier et de localiser le(s) enregistrement(s) exact(s) répondant à votre demande. Il est essentiel d’identifier les incidents en fonction de leur emplacement; incluent également les noms complets, les dates de naissance, les autres dates pertinentes, les descriptions, les adresses et toute autre donnée d’identification.
• Veuillez fournir votre nom, votre adresse et votre numéro de téléphone où vous pouvez être joint pendant les heures d’ouverture, ainsi qu’une adresse e-mail avec toute demande FOIL soumise à OCFS.
• Précisez si vous souhaitez inspecter les dossiers ou si des copies des dossiers vous sont envoyées par courriel ou sur papier.
• Si des enregistrements sont disponibles, spécifiez comment vous souhaitez qu’ils soient envoyés, c’est-à-dire par courrier, e-mail ou fax aux États-Unis. Nous pouvons choisir d’envoyer les enregistrements par courrier américain, si vous avez demandé un grand volume de documents, pour des raisons de sécurité ou d’autres raisons importantes.
• Veuillez noter que l’agence n’est pas tenue de créer un nouveau dossier en réponse à vos demandes FOIL.
• Veuillez également noter que sous FOIL, une agence n’est pas tenue de répondre à une demande sous la forme d’une question. Veuillez vous abstenir de soumettre des demandes qui sont des questions, car vous recevrez immédiatement une lettre de clarification de l’agence vous demandant quel type de dossier vous recherchez.
• Une fois que vous avez soumis une demande, veuillez vous abstenir d’envoyer un e-mail ou d’appeler et d’ajouter des enregistrements supplémentaires à une demande déjà existante. Il vous sera demandé de soumettre une demande distincte de documents supplémentaires.
• S’abstenir d’appeler ou d’écrire pour connaître l’état d’une demande. La vérification de l’état prend du temps loin du traitement des centaines de demandes reçues chaque mois. Si vous ne recevez pas de réponse écrite dans les cinq (5) jours ouvrables (comptez le temps de transit postal), veuillez communiquer avec nous.
• Examiner les exemptions décrites dans l’article 6 de la Loi sur les fonctionnaires publics, articles 87 et 89 pour comprendre les expurgations ou les refus possibles de documents.

Pour plus d’informations sur FOIL, veuillez visiter le site Web du New York State Committee on Open Government.